Retail Sales Activation mit Fieldforce Steuerung für BAT

POS Fieldforce | Retail Activation | Reporting | Sales Operations

Für BAT hat mama ab Ende 2022 das bundesweites Retail- und Mall-Activation Programm konzipiert und realisiert. Im Mittelpunkt standen Standortauswahl (Mikro-/Makro-Analysen), Recruiting, Onboarding, Steuerung Fieldforce, IT Infrastruktur, Logistik, Materialbeschaffung, Budgetkontrolle, Reporting und Performance Analyse. Der Case zeigt, was hinter großen Aktivierungsprogrammen operativ nötig ist: klare Rollen, belastbare Prozesse, saubere Daten und konstante Abstimmung zwischen Zentrale und Feld.

Worum es ging

Unsere Aufgabe bestand darin, ein Aktivierungs- und Steuerungssetup über das Jahr 2023 sichtbar zu machen und operativ zu verantworten. Dazu gehörten die Auswertung von Budgetentwicklung, Sales Plan, Ist Status, Drittkosten, Procurement, Außdendienst und Steuerung unserer Fieldforce. Die Reportings zeigen, wie eng Planung und Umsetzung miteinander verbunden sind. Material muss verfügbar sein, Teams müssen einsatzfähig sein, Standorte müssen funktionieren, Systeme müssen gepflegt werden und Reportings müssen Entscheidungshilfe liefern. Gerade bei Programmen mit vielen Kanälen entsteht Wert nicht durch einzelne Maßnahmen, sondern durch Transparenz über den gesamten Betrieb. Der Case macht diese Steuerungsleistung greifbar.

Die Idee dahinter

Der zentrale Gedanke lautet: Aktivierung steuerbar machen. Große Sales Programme brauchen Strukturen, die nicht nur im Kickoff gut aussehen, sondern im Alltag belastbar bleiben. Deshalb liegt der Fokus auf Rollen, Systemen, Material, Zahlen, Schnittstellen und klarer Kommunikation. Die Stärke dieses Cases liegt darin, dass operative Detailarbeit sichtbar wird. LED Stelen, Roll ups, Windbreaker, iPad Halterungen, Schutzfolien, Flyer, Tragetaschen, Outfits und Aufkleber sind nicht nur Ausstattung, sondern Bestandteile einer Lieferkette, die rechtzeitig geplant, beschafft, verteilt und kontrolliert werden muss. Genau dort entsteht die Qualität großer Aktivierungsprogramme mit einer Anzahl an Manntagen im mittleren 5-stelligen Bereich.

Wie die Aktivierung am Touchpoint funktioniert hat

Die Aktivierung umfasste Retail, Mall Popups, permanente Mall Stores, Unconventional Touchpoints, Fieldforce und zentrale Abstimmung. In den Reportings wurden Plan und Ist Status, Budget und Kosten, Sales Entwicklung, Materialeinsatz und operative Zusammenarbeit zusammengeführt. Dadurch entstand ein Bild, wie das Programm in unterschiedlichen Kanälen lief und wo nachgesteuert werden musste. Für die Umsetzung war entscheidend, die Feldrealität immer live mit den Planungen abzugleichen. Teams, Standorte, Material, Systeme und Reporting mussten in einem Kreislauf arbeiten. Wenn Daten, Material oder Abstimmung nicht passen, wirkt sich das unmittelbar auf die Performance im Feld aus. Der Case zeigt deshalb neben dem enormen Umfang vor allem, wie wichtig operative Infrastruktur für messbare Aktivierung ist.

So hat mama die Aktivierung umgesetzt

mama brachte für die operative Steuerung mehrere Funktionen zusammen: Account, Projektmanagement, Recruiting, Onboarding, IT Infrastruktur, Logistik, Assistenz, Controlling und Reporting. Diese Funktionen sind in großen Aktivierungsprogrammen das Betriebssystem der Kampagne. Recruiting sorgt für einsatzfähige Teams in vereinbarter Mannstärke, Onboarding für einheitliche Abläufe, IT Infrastruktur für Daten und Prozesse, Logistik für Materialfluss und Projektmanagement für Entscheidungen unter Zeitdruck. Die Stärke liegt in der Verbindung dieser Gewerke. Wenn sie sauber zusammenspielen, werden Retail und Mall Programme planbarer, auswertbarer und schneller justierbar.

Auf einen Blick: Format, Einsatz, Ergebnis

Ergebnis und Wirkung

Im Projekt kamen Budget, Sales Entwicklung, Drittkosten, Zusammenarbeit Fieldforce und Rollenstruktur in einem Steuerungsbild zusammen und wurden als operational proof im Ergebnis sichtbar. Für Entscheider ist daran vor allem der operative Wert relevant. Der Case zeigt, wie viele Funktionen zusammenkommen müssen, damit ein Sales-Programm in verschiedenen Kanälen über ein Jahr kontrollierbar bleibt. Sichtbar wird nicht nur Promotion am Touchpoint, sondern die Infrastruktur dahinter: Personalaufbau, Materialmanagement, IT, Logistik, Reporting, Budgetkontrolle und Zusammenarbeit mit Feldrollen. Genau diese Infrastruktur entscheidet, ob große Aktivierungsprogramme belastbar und erfolgreich laufen.

Aktivierung in Bildern

Was diesen Case stark macht

Große Retail Activations sind ein Systemgeschäft. Recruiting, Onboarding, Standorte, Schichtplanungen, Warenfluss, Equipment, Daten, Budget und Reporting greifen ineinander. Der Case macht sichtbar, dass mama nicht nur einzelne Teams stellt, sondern operative Programme mit vielen beweglichen Teilen führen kann. Für Kunden und Entscheider ist das relevant, wenn sie eine Agentur suchen, die nicht nur einen Promotioneinsatz organisiert, sondern ein laufendes Programm steuert. Die wichtigste Erkenntnis: Je größer das Setup, desto wichtiger werden klare Verantwortlichkeiten, schnelle Daten auf Basis spezialisierter Software/IT, saubere Materialprozesse und ein Projektmanagement, das die Feldrealität in Echtzeit aufnimmt und reagiert.